본문은 이번 고객, 첨부는 지난 거래
보내기 직전의 견적 메일을 열어 보면 이런 모양일 때가 있습니다.
| 항목 | 메일 본문 | 첨부 견적서를 열면 |
|---|---|---|
| 상호 | 가상상사 | 예시공방 |
| 합계 | 3,180,000원 | 2,640,000원 |
| 작성일 | 오늘 | 지난달 |
세 칸 중 두 칸이 어긋나 있습니다. 이 글에 나오는 상호와 금액과 파일 이름은 설명을 위해 만들어 낸 예시입니다.
저장과 첨부는 서로 다른 동작입니다
원인은 단순합니다. 이전 견적서를 복사해 새로 만들면서 문서는 고쳐 저장했는데 메일에 붙은 파일은 다시 붙이지 않았기 때문입니다.
| 있는 곳 | 버전 | 파일 |
|---|---|---|
| 작업 문서 (내 폴더) | v3 | 견적서_가상상사_v3.xlsx |
| 메일에 붙은 첨부 | v2 | 견적서_최신.pdf |
파일 이름은 확정본을 보증하지 않습니다. 「견적서_최신.pdf」라는 이름은 그 파일을 언제 내보냈는지 알려 주지 않습니다. 이름이 아니라 문서 안을 보셔야 합니다.
보낼 파일을 열고 세 줄을 맞춥니다
미리보기가 아니라 실제로 보낼 PDF 를 엽니다. 그리고 원래 요청을 적어 둔 메모를 옆에 놓고 한 줄씩 짚습니다.
| 순서 | 원래 주문 메모 | 보낼 PDF |
|---|---|---|
| 1 | 가상상사 | 가상상사 |
| 2 | 60개 · 53,000원 | 60개 · 53,000원 |
| 3 | 3,180,000원 | 3,180,000원 |
합계는 눈으로 한 번 더 더해 보시기 바랍니다. 합계만 보면 단가가 어긋난 채로 총액이 우연히 맞는 경우를 놓칩니다. 60 × 53,000 = 3,180,000 입니다.
어긋났다면 이렇게 고칩니다
- 문서 안의 버전과 작성일을 봅니다. 표지나 머리말에 「v3 · 작성일」 한 줄을 적어 두시면 다음부터는 파일 이름을 믿지 않아도 됩니다.
- 최신 PDF 로 첨부를 바꿉니다. 붙어 있던 파일을 지우고 새로 내보낸 파일을 올립니다.
- 바꾼 파일을 한 번 더 엽니다. 메일에 붙은 상태에서 열어야 실제로 나갈 파일을 본 것입니다.
붙이는 것과 확인하는 것은 다른 동작입니다. 두 번째에서 끝내면 다시 같은 자리에 섭니다.
견적서 발송 점검표
고객명 일치 □
합계 일치 □
문서 버전 일치 □
실제 첨부 열기 완료 □
앞의 세 칸은 문서 안에서 보고, 마지막 한 칸은 메일에 붙인 상태에서 봅니다. 내 폴더의 파일을 여는 것과 메일에 붙은 파일을 여는 것은 다른 확인입니다.
네 번째 칸이 없으면 앞의 세 칸을 통과하고도 옛 파일이 그대로 나갑니다. 이 점검표에서 가장 중요한 자리입니다.
보내는 사람이 둘 이상이라면
최종본을 두는 자리를 한 곳으로 정해 두시는 편이 낫습니다. 같은 폴더에 v1 부터 v3 까지 함께 있으면 결국 파일 이름으로 고르게 되고, 이름은 내용을 보증하지 않습니다.
보관용과 발송용을 나누고, 발송용 폴더에는 그때 실제로 보낸 파일만 남기시면 나중에 「무엇을 보냈는지」를 다시 찾을 때도 수월합니다.
오늘 해보실 것은 하나입니다. 오늘 보내실 견적 PDF 를 열어 고객명·수량·금액·버전 네 가지를 원래 요청과 맞춰 보시기 바랍니다. 미리보기가 아니라 메일에 붙인 그 파일을 여셔야 실제로 갈 파일을 보신 것입니다.
