업무 자료를 AI에 넣기 전에 정보 종류와 사용 권한을 확인합니다

고객 파일을 AI에 그대로 넣나요

영상은 「고객 파일을 AI에 그대로 넣나요?」라는 질문으로 시작합니다. 화면에는 「확인 전」 문서와 「다시 확인」 문서가 나란히 놓이고, 「입력하기 전 세 가지를 확인」하자는 말이 적혀 있습니다. 파일을 올리는 순간 그 안의 정보도 함께 입력되므로, 올리기 전에 한 번 멈춰 보자는 안내입니다.

숨은 정보까지 살펴봅니다

첫 번째 확인은 파일 안에 어떤 정보가 있는지 보는 일입니다. 영상은 세 묶음을 제시합니다.

1. 이름·연락처·주문 내역: 고객을 직접 알아볼 수 있는 정보입니다.
2. 비밀번호·인증정보: 계정이나 시스템에 접근할 수 있는 정보입니다.
3. 다른 사람의 개인정보: 지금 작업과 관계없는 사람의 정보도 섞여 있을 수 있습니다.

화면에는 「여러 정보가 결합돼 개인을 식별할 수도 있음」이라고 적혀 있습니다. 이름을 지웠더라도 남은 정보를 합치면 누구인지 드러날 수 있다는 뜻이므로, 한 항목씩이 아니라 전체를 놓고 살펴보십시오.

사용해도 되는 서비스인지 확인합니다

두 번째는 서비스 쪽 확인입니다. 영상의 「확인 자료」 목록에는 세 가지가 적혀 있습니다.

화면 아래에는 「동의·법적 근거·계약 조건은 별도 검토」라고 적혀 있습니다. 서비스가 허용되어 있더라도, 고객의 동의나 계약 조건까지 자동으로 해결되는 것은 아닙니다.

필요한 부분만 준비합니다

세 번째는 입력할 자료를 줄이는 일입니다.

• 원본 전체 대신 필요한 부분: 작업에 쓸 부분만 따로 준비합니다.
• 불필요한 정보 제거: 작업과 관계없는 항목은 뺍니다.
• 가린 뒤에도 다시 확인: 가린 결과에 남은 정보가 없는지 한 번 더 봅니다.

가리는 것은 위험을 줄이는 한 단계일 뿐, 입력해도 된다는 판정이 아닙니다.

애매하면 입력하기 전에 물어봅니다

마지막 장면은 판단이 서지 않을 때의 기준을 정리합니다. 물어볼 것은 정보 종류, 사용 권한, 서비스 정책 세 가지입니다. 회사에 담당자가 있다면 그 사람에게, 없다면 서비스의 공식 정책 문서에서 확인하시기 바랍니다.

개별 상황에 따라 판단이 달라질 수 있으니 실제 적용 전에는 회사의 정책과 담당자를 확인하십시오.