검토해 보자던 말이 회의록에서는 확정이 됩니다
회의가 끝나고 메모를 정리해 공유하실 때, 옮겨 적는 사람에게는 모두 「회의에서 나온 이야기」로 보입니다. 그런데 문서를 받는 사람에게는 그렇지 않습니다. 결정 사항 칸에 적힌 줄은 정해진 일이 되고, 그 문서를 근거로 다음 작업이 시작됩니다.
메모를 다시 읽어 보시면 문장의 끝맺음이 세 가지로 갈립니다.
| 원문 문장 | 끝맺음의 성격 | 가야 할 칸 |
|---|---|---|
| 이번 달부터 반영하기로 함 | 완료형으로 정해진 것 | 결정 사항 |
| 바꿔 보는 것도 검토해 보자 | 제안이며 아직 정하지 않은 것 | 미정 |
| 견적은 받아 봐 달라 | 사람이 움직여야 하는 요청 | 할 일 |
지시문에 칸을 먼저 적습니다
「회의 메모 정리해 줘」라고만 하시면 칸을 알아서 정하게 됩니다. 그러면 회의마다 항목 이름이 달라져 이전 회의록과 나란히 놓고 보실 수 없습니다. 지시문은 세 줄이면 충분합니다.
다음 메모를 결정 사항 · 할 일 · 미정 세 가지로 나눠 주세요. 각 항목에는 그렇게 나눈 원문 문장을 함께 적어 주세요. 확정 표현이 없으면 결정 사항으로 쓰지 마세요.
세 줄 가운데 둘째 줄이 가장 중요합니다. 근거 문장을 함께 받지 않으시면 잘못 들어간 항목을 찾아낼 방법이 없습니다.
결과는 원문과 나란히 놓고 봅니다
결과 표가 나오면 그대로 붙여 넣지 마시고 원문과 함께 여십시오. 확인하실 것은 근거 문장 한 줄입니다.
- 근거에 검토·논의·보자 같은 말이 있으면 결정이 아니라 미정으로 옮깁니다.
- 근거가 해 달라·확인 부탁이면 할 일에 둡니다.
- 근거 문장이 원문에 없으면 그 항목은 통째로 다시 봅니다.
저희가 만든 예시에서는 「포장재 변경」이 처음에 결정 사항으로 나왔습니다. 근거가 「검토해 보자」였으므로 미정으로 옮겼고, 「새 포장재 견적 받기」는 근거가 「받아 봐 달라」였으므로 할 일에 두었습니다.
원문에 없던 담당자와 기한을 봅니다
정리된 표에는 담당자와 기한 칸이 있으면 보기 좋습니다. 그래서 그 칸이 비어 있으면 채워지는 일이 생깁니다. 회의에서 이름과 날짜를 말하지 않았는데 표에 적혀 있다면, 그것은 정리 과정에서 만들어진 값입니다.
공유하기 전에 세 줄만 보시면 됩니다.
- 결정 칸에 확정 표현이 있습니까
- 원문에 없던 담당자가 생겼습니까
- 원문에 없던 기한이 생겼습니까
미정 칸은 지우지 않습니다
미정 칸은 아무것도 정해지지 않은 칸이라 지우고 싶어집니다. 그런데 그 칸을 지우시면 다음 회의에서 무엇을 물어야 하는지가 함께 사라집니다. 검토하기로 했던 일은 검토하지 않은 채로 잊히고, 몇 주 뒤에 「그거 어떻게 됐죠」로 다시 돌아옵니다.
미정 칸은 지우지 마시고 그대로 함께 보내시기 바랍니다. 결정 사항 옆에 미정이 몇 건 있는지 보이는 편이, 회의가 무엇을 남겼는지 정확하게 알려 줍니다.
오늘 하실 일
회의록에서 「확정」이라고 적은 줄을 원문과 한 번 더 맞춰 보십시오. 지난 회의록을 전부 다시 나누실 필요는 없습니다. 가장 최근 회의록 한 장만 여시고, 결정 칸에 들어간 항목마다 원문에 확정 표현이 실제로 있는지 확인해 보시면 됩니다.
발언만으로 합의 여부를 알 수 없는 부분은 확정하지 않고 참석자 확인 대상으로 남겼습니다. AI 가 회의 기록을 얼마나 정확하게 정리하는지는 같은 조건으로 잰 값이 없어 말씀드리지 않습니다.
