납품했다고 보냈는데 고객은 쓸 파일이 없다고 합니다

파일은 다섯 개, 항목은 여섯 개

납품 폴더를 열어 보면 이렇습니다.

폴더를 아무리 봐도 안 보입니다. 있는 파일은 눈에 들어오지만 없는 파일은 아무 자리도 차지하지 않기 때문입니다.

이 글에 나오는 항목과 파일 이름은 설명을 위해 만들어 낸 예시입니다.

빈칸을 만들어 두어야 보입니다

합의 문서의 항목을 왼쪽에 세우고 폴더의 파일을 오른쪽에 놓으시면, 빠진 자리가 빈칸으로 남습니다. 빈칸은 눈에 남습니다.

항목명을 먼저 적으십시오. 파일명부터 적으면 폴더를 보고 적게 되고, 그러면 빠진 항목을 영영 찾지 못합니다.

납품 확인표 다섯 칸

내용 확인과 열림 확인은 다른 칸입니다. 파일이 열리는 것과 그 안이 약속한 내용인 것은 다릅니다. 이름은 「인쇄용_최종」인데 안에 든 것이 이전 판인 경우가 실제로 생깁니다.

한 칸으로 두시면 열리기만 하면 통과해 버립니다. 그리고 적는 김에 그 파일을 열어 보십시오. 열리지 않는 파일은 그 자리에서 걸립니다. 보내고 나서 알면 늦습니다.

압축을 만든 뒤에 한 번 더

1. 빠진 파일을 넣고 다시 압축합니다. 파일 하나를 더한 뒤에 만든 압축이 발송할 파일입니다.
2. 빈 폴더에 풀어 봅니다. 작업 폴더에 푸시면 원래 있던 파일과 섞여서 실제 구성이 보이지 않습니다.
3. 같은 목록으로 다시 셉니다. 새 표를 만들지 마시고 위에서 채운 표를 그대로 쓰십시오.

묶는 것과 묶인 것을 확인하는 것은 다른 동작입니다. 압축을 만들었다는 것과 그 압축을 풀면 약속한 파일이 나온다는 것도 다릅니다.

확인한 목록을 메일에 붙입니다

우리만 세고 끝내지 마시고, 확인이 끝난 목록을 메일 본문에 그대로 붙이십시오. 고객도 같은 목록으로 받은 것을 셀 수 있습니다.

받으신 뒤 목록과 파일이 맞는지 확인해 주시고, 빠진 항목이 있으면 알려주세요.

원본 파일과 형식

• 원본 작업 파일은 납품하기로 합의한 경우에만 목록에 넣으십시오. 합의하지 않은 원본을 함께 보내면 다음 거래에서 당연한 것으로 전제되기도 합니다.
• 고객이 열 수 있는 형식인지도 함께 보십시오. 우리 쪽에서는 열리는데 상대 컴퓨터에 그 프로그램이 없는 경우가 있습니다. 원본을 보내실 때는 열어 볼 수 있는 형식 하나를 같이 넣으시면 문의가 줄어듭니다.

오늘 해보실 것은 하나입니다. 다음 납품 폴더를 고객이 쓸 파일 형식으로 직접 열어 보시기 바랍니다. 약속한 항목마다 실제 파일명을 적으시면서 함께 여시면 목록 확인과 열림 확인이 한 번에 끝납니다.